- RTU vigente de la empresa (unico requisito documental obligatorio)
- NIT empresa y correo electronico activo
- Numero patronal IGSS (si ya esta inscrita patronalmente)
- Listado de trabajadores con CUI, cargo y salario (10+ permanentes)
- Plantilla Excel o CSV con la planilla del mes (formato MINTRAB)
Resumen: El Libro Electronico de Salarios es el registro oficial donde los patronos con 10 o mas trabajadores permanentes anotan la planilla mensual. Es gratis (Q0), la autorizacion del MINTRAB tarda 3 a 5 dias habiles y el unico requisito documental es el RTU actualizado. Es 100% digital en librosalarios.mintrabajo.gob.gt y sustituye al antiguo libro fisico empastado. No llevarlo expone a multas diarias por trabajador.
Que es el Libro Electronico de Salarios
El Libro Electronico de Salarios es la version digital del libro de salarios obligatorio establecido por el Articulo 102 del Codigo de Trabajo. Toda empresa o patrono que ocupe permanentemente a 10 o mas trabajadores debe llevarlo, autorizarlo ante la Direccion General de Trabajo del MINTRAB y mantenerlo actualizado mes con mes.
Antes del Acuerdo Ministerial 124-2019, el libro era fisico: un libro empastado de 200-500 paginas que el patrono llevaba al MINTRAB en la zona 9 capital, donde un funcionario sellaba pagina por pagina. Hoy todo es electronico — una planilla en Excel o CSV se sube al portal librosalarios.mintrabajo.gob.gt y queda registrada con sello QR verificable.
Para que sirve el libro:
- Cumplimiento del Articulo 102 del Codigo de Trabajo (obligacion legal)
- Prueba en demandas laborales sobre salarios pagados, jornadas trabajadas y deducciones aplicadas
- Auditorias del IGSS, SAT y MINTRAB (cruzan los datos contra IGSS y declaraciones de ISR)
- Solvencia laboral — necesaria para tramitar la Solvencia Laboral Electronica
- Respaldo bancario — bancos lo piden para creditos empresariales y financiamiento de planilla
Requisitos
El sistema MINTRAB es muy simple para este tramite porque el unico requisito formal es:
- RTU actualizado de la empresa o persona individual patrono
Eso es todo lo que pide el sistema en la primera autorizacion. Sin embargo, para empezar a cargar planillas necesitas ademas:
Datos preparatorios (no son requisitos formales pero los necesitas)
- NIT empresa y correo electronico activo (para crear usuario)
- Numero patronal IGSS — si la empresa ya esta inscrita patronalmente. Si no, primero hace falta la Inscripcion Patronal IGSS
- Listado actualizado de trabajadores con: nombre, CUI/DPI, cargo, fecha de ingreso, salario base, jornada (diurna/nocturna/mixta)
- Plantilla Excel o CSV con la planilla del mes en curso, en formato MINTRAB (descargable del portal)
Datos que van en cada planilla mensual
Por cada trabajador, en cada mes:
- Nombre completo
- CUI/DPI
- Cargo o puesto
- Fecha de ingreso
- Salario base mensual
- Dias trabajados en el mes
- Horas ordinarias
- Horas extra (si aplica)
- Bonificacion incentivo (Q250 fijos por ley)
- Comisiones, gratificaciones, viaticos
- Deducciones: cuota IGSS (4.83% del salario), ISR retenido, prestamos
- Salario neto a pagar
- Forma de pago (efectivo, cheque, deposito bancario)
- Fecha de pago
Paso a paso
Verificar que estas obligado. Si tenes 10 o mas trabajadores permanentes (no temporales, no por contrato de obra), aplica la obligacion. Si tenes menos, podes hacerlo voluntario.
Tener el RTU al dia. Si tu RTU tiene mas de 6 meses sin actualizar, primero actualizalo en Agencia Virtual SAT (gratis, 24-48 horas). El sistema MINTRAB cruza con SAT y rechaza patronos con RTU vencido.
Inscripcion patronal en IGSS (si aun no la tenes). Sin numero patronal, el sistema MINTRAB no te permite cargar trabajadores. Ver Inscripcion Patronal IGSS — gratis, 5-10 dias habiles.
Crear usuario en librosalarios.mintrabajo.gob.gt. Ingresas con NIT empresa, correo y telefono. Recibis codigo de verificacion al correo.
Solicitar autorizacion del libro. En el menu, seleccionas “Solicitud de Autorizacion de Libro de Salarios”. Confirmas tus datos fiscales (los toma del RTU automaticamente) y haces click en enviar.
Esperar 3-5 dias habiles. La Direccion General de Trabajo procesa la solicitud. Si el RTU esta al dia y la empresa cumple los requisitos, te llega autorizacion por correo electronico con un PDF que tiene el sello electronico con codigo QR.
Descargar plantilla MINTRAB. Una vez autorizado, descargas la plantilla Excel oficial del portal. La llenas con los datos de tus trabajadores (uno por fila).
Cargar la planilla del primer mes. Subis el Excel completo, el sistema lo valida (verifica CUI contra RENAP, salario contra minimo legal, deducciones contra topes IGSS/ISR). Si pasa validacion, queda registrado.
Repetir cada mes. La obligacion es continua: cada planilla mensual debe quedar registrada en el sistema antes del dia 15 del mes siguiente. Si te atrasas, el sistema lo registra como mora.
Costo y tiempo
| Concepto | Detalle |
|---|---|
| Costo oficial | Gratis (Q0) |
| Tiempo de autorizacion inicial | 3 a 5 dias habiles |
| Vigencia de la autorizacion | Permanente |
| Plazo mensual de carga | Antes del dia 15 del mes siguiente |
| Modalidad | 100% en linea |
Errores comunes
Mi empresa tiene 9 trabajadores y 1 por contrato de servicios — son 10?
No. Los contratos de servicios profesionales NO son relacion laboral (no tienen dependencia ni horario fijo, no devengan IGSS). Solo cuentan para el limite del Articulo 102 los trabajadores con relacion laboral activa: contrato individual, IGSS, jornada definida, dependencia. Si tenes 9 trabajadores laborales + 1 prestador de servicios, NO estas obligado, pero conviene formalizarlo.
Subi la planilla pero el sistema rechaza por ‘salario menor al minimo’
El sistema cruza tu planilla contra el salario minimo vigente (Q3,500 mensuales actividades no agricolas en 2026, mas Q250 de bonificacion incentivo = Q3,750 minimo). Si reportas salario base menor a Q3,500, el sistema te rechaza. Solucion: revisar y corregir antes de re-subir. Pagar menos del minimo es delito y se sanciona con multas adicionales.
Tengo trabajadores temporales por temporada (ej. agricultura) — los registro?
Si los contrataste por mas de 90 dias continuos, son trabajadores permanentes y cuentan. Si son por menos (cortes de cafe, zafra), van como temporales en el sistema, pero igual se cargan a la planilla del mes en que estan activos. El Codigo de Trabajo no permite usar el termino “temporal” para evitar la obligacion del libro.
Soy contador externo y manejo 5 empresas — puedo tener 5 libros con un solo usuario?
No. Cada empresa (cada NIT) tiene su propio libro, su propio usuario y su propio expediente. Como contador, podes ser usuario autorizado de varias empresas, pero cada una se gestiona por separado. El portal tiene rol “asistente externo” que se asocia al RTU del cliente sin compartir credenciales.
Multas por incumplimiento
El Articulo 272 literal c) del Codigo de Trabajo (Decreto 14-41) sanciona el incumplimiento de la obligacion de llevar libro de salarios:
| Falta | Multa |
|---|---|
| No llevar libro de salarios autorizado | Q3 a Q14 por dia de incumplimiento por trabajador |
| Llevar libro sin autorizar | Q3 a Q14 por dia de incumplimiento |
| Datos falsos o alterados en el libro | 6 a 18 salarios minimos mensuales |
| No actualizar planillas mensuales | Q3 a Q14 por dia por trabajador |
Ejemplo practico: Una empresa con 30 trabajadores que opera 6 meses sin libro autorizado puede acumular: 30 trabajadores × Q14 × 180 dias = Q75,600 en multas, ademas de la suspension del Solvencia Laboral que bloquea creditos y licitaciones.
Lo que vale mas que la multa:
En demandas laborales, el libro de salarios es la prueba clave del salario, jornada y deducciones. Sin libro registrado, el juez aplica el principio in dubio pro operario y presume cierto lo que el trabajador declare. Una empresa que no lleva libro y enfrenta una demanda colectiva puede perder facilmente Q500,000-1,000,000 en indemnizaciones mal calculadas.
Practico: Carga la planilla el dia que pagas. Si pagas el 30 de cada mes, ese mismo dia (o al dia siguiente habil) cargas el Excel al sistema. Asi no te atrasas y el libro siempre refleja la realidad del IGSS y de tu contabilidad.
Tramites relacionados
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- Inscripcion Patronal en IGSS — obligatorio para todo patrono
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