- Libro Electronico de Salarios (Art. 102 Codigo de Trabajo)
- Reglamento Interior de Trabajo (RERIT) (Art. 57 Codigo de Trabajo)
- Verificar inscripcion patronal IGSS (umbral mas bajo: 3 cap. / 5 fuera)
- Planilla mensual obligatoria en formato MINTRAB
Resumen: Llegaste a 10 trabajadores permanentes y la obligacion del Libro Electronico de Salarios se activo el mismo dia (Art. 102 Codigo de Trabajo). No debes planillas atrasadas por los meses cuando tenias menos de 10. Tenes ~30 dias para arrancar el ciclo: autorizar el libro (3-5 dias habiles, gratis) y cargar la primera planilla. Tambien se activa el RERIT (Reglamento Interior de Trabajo, Art. 57) — muchas empresas lo olvidan. Verifica que tu inscripcion patronal en IGSS este al dia (umbral IGSS es mas bajo: 3 trabajadores en capital, 5 fuera).
Cuando se activa la obligacion?
El Articulo 102 del Codigo de Trabajo (Decreto 14-41) es directo: “Todo patrono que ocupe permanentemente a diez o mas trabajadores debe llevar un libro de salarios autorizado y sellado por la Direccion General de Trabajo del MINTRAB.”
Punto exacto de activacion: el dia que firmas el contrato del trabajador numero 10 (siempre que sea permanente). No hay periodo de gracia. No hay umbral promedio anual. No hay tope de tolerancia. En el momento que tu nomina permanente toca 10, ya estas dentro del supuesto.
Pero hay buenas noticias:
- No debes planillas atrasadas. El cumplimiento no es retroactivo. Lo que pasaba en tu empresa cuando tenias 9 (o 5, o 2) trabajadores no se documenta en el libro. La primera planilla que cargas es la del mes en que ya tenias a los 10.
- El plazo razonable de arranque es ~30 dias. El tramite de autorizacion tarda 3 a 5 dias habiles y necesitas ordenar datos. Empezar dentro del primer mes desde el hecho que disparo la obligacion es practicamente aceptado por inspectores. Mas alla de eso entras en zona de riesgo.
Que pasa si me retraso varios meses?
El Articulo 272 literal c) del Codigo de Trabajo sanciona el incumplimiento con multa de Q3 a Q14 por dia de incumplimiento por trabajador. Un retraso de 6 meses con 10 trabajadores puede llegar a Q25,200 en multas calculadas al maximo. Ademas, sin libro al dia no podes tramitar la Solvencia Laboral Electronica — y esa solvencia es requisito para creditos bancarios, licitaciones publicas y contratos con el Estado.
Que cuenta como trabajador permanente
Esta es la pregunta mas importante de toda esta guia. No se trata de cuantos cuerpos hay en tu nomina — se trata de cuantos califican como permanentes segun el Codigo de Trabajo.
Si cuentan al umbral:
- Trabajadores con contrato por tiempo indefinido (la modalidad mas comun)
- Trabajadores con contrato a plazo fijo (proyectos largos, sustituciones largas, contratos de un ano renovables)
- Trabajadores a tiempo parcial pero con jornada estable (medio tiempo de lunes a viernes, por ejemplo)
- Trabajadores con jornada diurna, nocturna o mixta — el tipo de jornada no cambia que sean permanentes
No cuentan al umbral:
- Contratistas y prestadores de servicios profesionales (honorarios, factura propia). No hay relacion laboral — no hay IGSS patronal, no hay jornada fija, no hay dependencia.
- Trabajadores eventuales o por obra determinada (Articulo 27 Codigo de Trabajo). Por ejemplo, instalar un techo o pintar la bodega.
- Trabajadores de temporada agricola corta — cortes de cafe, zafra, picadas estacionales menores a 90 dias.
- Practicantes/pasantes sin relacion laboral formal (becarios universitarios bajo convenio, por ejemplo).
- Contadores externos que te facturan honorarios.
Cuidado con la trampa: llamar “eventual” a alguien que en realidad trabaja todos los meses bajo dependencia y horario fijo no lo convierte en eventual. El MINTRAB y los jueces laborales miran la realidad de la relacion, no el nombre del contrato. Si tu “eventual” lleva 4 meses cobrando todos los quincenas, ya es permanente en los hechos — y si esa persona te lleva a 10, ya estas obligado.
Tu primer mes con 10+ empleados (plan de 30 dias)
Semana 1: Inventario y datos
- Lista oficial de los 10+ trabajadores con: nombre completo, CUI/DPI, cargo, fecha de ingreso, salario base mensual, jornada y tipo de contrato.
- Verificar RTU de la empresa al dia (si tiene mas de 6 meses sin actualizar, actualizalo en Agencia Virtual SAT — gratis, 24-48 horas).
- Verificar inscripcion patronal IGSS. Si todavia no estas inscrito patronalmente, esta obligacion ya estaba atrasada — el umbral IGSS es 3 trabajadores en capital y 5 fuera. Ver Inscripcion Patronal IGSS.
- Confirmar que cada trabajador este afiliado al IGSS (numero de afiliacion individual).
Semana 2: Autorizacion del libro
- Crear usuario en librosalarios.mintrabajo.gob.gt con NIT empresa y correo electronico activo.
- Solicitar autorizacion inicial del libro en el menu “Solicitud de Autorizacion de Libro de Salarios”. Confirmas datos fiscales (los toma del RTU automaticamente) y envias.
- Esperar 3-5 dias habiles. Recibis PDF con sello electronico y codigo QR por correo.
Semana 3: Preparar planilla y RERIT
- Descargar plantilla Excel/CSV oficial del portal MINTRAB.
- Cargar datos de los 10 trabajadores en la plantilla — una fila por persona, con todas las columnas requeridas (cargo, salario base, horas, bonificacion incentivo Q250, deducciones IGSS 4.83%, ISR si aplica).
- Empezar redaccion del Reglamento Interior de Trabajo (RERIT) — ver seccion siguiente. Activado por el mismo umbral.
Semana 4: Cargar primera planilla
- Subir la planilla del primer mes al portal. El sistema la valida contra salario minimo, RENAP, IGSS.
- Si pasa validacion, queda registrada con sello electronico.
- Programar la carga mensual recurrente — antes del dia 15 de cada mes, la planilla del mes anterior debe estar cargada.
- Avanzar el RERIT para registrarlo en la Direccion General de Trabajo dentro de los 60-90 dias.
RERIT tambien se activa a los 10 (importante)
Muchas empresas se enteran de su obligacion del libro de salarios al llegar a 10 trabajadores, pero ignoran que el mismo umbral activa otra obligacion: el Reglamento Interior de Trabajo (RERIT).
El Articulo 57 del Codigo de Trabajo establece: “Reglamento interior de trabajo es el conjunto de normas elaborado por el patrono… Todo patrono que ocupe permanentemente diez o mas trabajadores queda obligado a elaborar y poner en vigor su respectivo reglamento interior de trabajo.”
Que es el RERIT:
- Documento escrito que regula las condiciones internas de trabajo de la empresa: horarios, descansos, vacaciones, prohibiciones, sanciones internas, dias y forma de pago, normas de seguridad.
- Se redacta una sola vez (con modificaciones cuando cambian condiciones).
- Se registra en la Direccion General de Trabajo del MINTRAB.
- Una vez registrado, debe publicarse en un lugar visible del centro de trabajo.
Diferencia con el libro de salarios:
| Caracteristica | Libro de Salarios | RERIT |
|---|---|---|
| Base legal | Art. 102 | Art. 57 |
| Umbral | 10 permanentes | 10 permanentes |
| Periodicidad | Mensual (cargar planilla) | Una vez (modificar si cambia) |
| Modalidad | 100% en linea | Impreso + presencial |
| Costo | Gratis | Gratis |
Multa por no tener RERIT registrado: sanciones administrativas similares al incumplimiento del libro, bajo el regimen general de faltas del Articulo 272.
Si llegaste a 10 trabajadores, planifica los dos tramites en paralelo. Comparten umbral, comparten entidad (MINTRAB), pero son procesos separados.
Sub-contratistas, eventuales, temporales — cuentan?
| Tipo de trabajador | Cuenta al umbral del Art. 102? | Por que |
|---|---|---|
| Contrato indefinido (planta) | Si | Permanente por definicion |
| Contrato a plazo fijo (1 ano renovable) | Si | Estable, con dependencia |
| Tiempo parcial estable (medio tiempo recurrente) | Si | Jornada estable, dependencia |
| Eventual por obra (Art. 27) | No | Sin permanencia |
| Temporada agricola corta (<90 dias) | No | Sin permanencia |
| Pasante/becario sin sueldo | No | Sin relacion laboral |
| Contador externo por honorarios | No | Servicios profesionales, no relacion laboral |
| Vendedor por comision sin dependencia | Depende | Si trabaja con horario y dependencia, si cuenta |
| Trabajador domestico de la empresa | Si, si esta en planilla | Relacion laboral activa |
| Sub-contratado por outsourcing (otra empresa) | No para vos | Su patrono es la empresa de outsourcing |
La pregunta clave es siempre: hay relacion laboral (jornada + dependencia + remuneracion fija) o es servicio profesional independiente? Si hay relacion laboral y la persona lleva varios meses, es permanente.
Estrategia de division en multiples empresas (legal vs riesgosa)
Una idea que circula en grupos de empresarios pequenos: dividir la empresa en dos o tres personas juridicas separadas, cada una con menos de 10 trabajadores, para evitar la obligacion del libro y del RERIT.
Lo que es legal en lo formal:
- Constituir varias sociedades (S.A., Limitada) en SAT con NIT propios.
- Tener trabajadores en cada una bajo planilla separada.
- En el papel, ninguna llega a 10.
El problema real:
Tanto el MINTRAB en sede laboral como la SAT y el IGSS aplican la doctrina de “unidad economica patronal” o “levantamiento del velo corporativo”. Si los inspectores detectan que:
- Las empresas comparten oficinas, gerencia, clientes y proveedores.
- Los trabajadores rotan entre ellas o atienden indistintamente a todas.
- Las cuentas bancarias y la administracion estan unificadas.
- La division responde solo a evadir obligaciones laborales o tributarias.
…pueden reclasificar todas las empresas como un solo patrono y aplicar multas retroactivas por libro y RERIT no llevados, mas ajustes en IGSS y SAT.
Riesgo financiero: una reclasificacion puede sumar decenas o cientos de miles de quetzales en multas, ademas del impacto reputacional (perdida de Solvencia Laboral, bloqueo de contratos publicos, demandas laborales facilitadas para los trabajadores).
Cuando si es legitimo tener varias empresas:
- Cuando son operaciones realmente distintas (giro distinto, mercado distinto, gerencia distinta) que existirian aunque cumplieras con el libro.
- Cuando la separacion responde a riesgo limitado, sucesiones, sociedades con socios diferentes — no a evasion laboral.
Recomendacion neutral: consulta con un abogado laboral y un contador antes de tomar este camino. La economia de cumplir con el libro (gratis + tiempo de un contador) suele ser menor que el riesgo de reclasificacion. No recomendamos la division con fines evasivos.
Documentos preparatorios
Antes de iniciar el tramite, ten listos:
- RTU SAT actualizado (menos de 6 meses)
- NIT empresa y correo electronico activo
- Numero patronal IGSS (de inscripcion patronal)
- Listado de los 10+ trabajadores con CUI/DPI, cargo, fecha de ingreso, salario base, jornada
- Numeros individuales de afiliacion IGSS de cada trabajador
- Plantilla Excel/CSV oficial MINTRAB (descargable del portal)
- Calendario de pagos definido (quincenal o mensual)
- Politica interna preliminar (horarios, descansos, vacaciones) para empezar a redactar el RERIT
Auto-evaluacion: cuantos trabajadores permanentes tengo realmente?
Antes de asumir que llegaste a 10, hace este conteo realista. Marca cada persona en tu nomina actual:
- Trabajadores con contrato indefinido y planilla activa — todos cuentan.
- Trabajadores a plazo fijo con jornada estable — cuentan.
- Trabajadores a tiempo parcial con horario recurrente (todos los lunes, miercoles y viernes, por ejemplo) — cuentan.
- Tu mismo (representante legal) y tu conyuge si trabajan en la empresa — cuentan si reciben salario regular y estan en planilla.
- Eventuales con mas de 90 dias continuos haciendo lo mismo — cuentan (la realidad gana al contrato).
- Sub-contratados de empresa de outsourcing — NO cuentan al tuyo, son patronos de su empresa.
- Contadores, abogados, profesionales externos por honorarios — NO cuentan.
- Pasantes universitarios sin sueldo bajo convenio — NO cuentan.
- Vendedores comisionistas sin horario ni dependencia — NO cuentan.
- Trabajadores agricolas de temporada (<90 dias) — NO cuentan al umbral, pero si van a planilla mientras estan activos.
Si tu total de los puntos que SI cuentan llega a 10 o mas: ya estas obligado. Aplica el plan de 30 dias.
Si estas en 9 con planes de contratar al decimo pronto: prepara el expediente ya. Asi el dia que firmes el decimo contrato, podes iniciar el tramite el mismo dia.
Si estas en 8 o menos: podes hacerlo voluntariamente si queres tener el sistema funcionando. No es obligatorio, pero te ahorra correr cuando crezcas.
Tramites relacionados
- Libro Electronico de Salarios MINTRAB (pagina principal) — todos los detalles del tramite en operacion estable
- Hub MINTRAB Guatemala — todos los tramites del Ministerio de Trabajo
- Inscripcion Patronal IGSS — umbral mas bajo (3/5 trabajadores), tramite previo
- RECIT — Registro Electronico de Contratos de Trabajo — contratos individuales antes del libro
- Solvencia Laboral Electronica MINTRAB — requiere libro al dia
- Calculo de Prestaciones Laborales — el libro es base del calculo
- RTU SAT — Registro Tributario Unificado — debe estar al dia antes del libro
- Hub SAT Guatemala — declaraciones IVA, ISR y retenciones de planilla