Resumen rápido: En una empresa privada, el acta de entrega de cargo es una práctica interna: el Código de Trabajo no la exige, aunque sí obliga al trabajador a devolver los materiales y cuidar los instrumentos que se le entregaron (Art. 63, literal c). En el sector público, el Reglamento de la Ley de Probidad obliga a avisar a la Dirección de Probidad de la Contraloría en 5 días, con copia certificada del acta (Art. 19). En las municipalidades, el Acuerdo A-086-2023 de la Contraloría fija el formulario, el acta de la Auditoría Interna y la carga al SAG-UDAI-WEB en 10 días hábiles.
Es un modelo, no un documento oficial. Para el sector privado, adaptalo a la política de tu empresa. Para una municipalidad, usá el formato de la Contraloría (ver abajo); para otras entidades públicas, consultá a la unidad de auditoría interna de la entidad.
Descargá el Acta de Entrega de Cargo (Word)
Modelo para el sector privado con: datos de quien entrega y quien recibe, tipo de entrega (temporal: vacaciones, licencia, suspensión; o definitiva: renuncia, despido, traslado), lista de pendientes y proyectos, inventario de equipo, herramientas y llaves (el Art. 63 c cubre los materiales no usados y los instrumentos y útiles; lo demás es práctica de la empresa), documentos y archivos, accesos y contraseñas a revocar o transferir, fondos o caja chica con arqueo, cláusula de confidencialidad (Art. 63 g) y firmas de ambos más un testigo o jefe inmediato.
Acta de Entrega de Cargo — Sector Privado (Guatemala 2026)
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Sector Privado: Qué Dice (y Qué No Dice) el Código de Trabajo
| Tema | Regla | Artículo |
|---|---|---|
| ¿Acta de entrega obligatoria? | En los Arts. 63, 64 y 77 del Código de Trabajo no hay una norma que la exija | — |
| Materiales e instrumentos | El trabajador restituye los materiales no usados y conserva en buen estado los instrumentos y útiles; no responde por el deterioro normal ni por caso fortuito, fuerza mayor, mala calidad o defectuosa construcción | Art. 63, literal c) |
| Secretos | Guardar los secretos técnicos, comerciales o de fabricación de los productos a cuya elaboración concurra directa o indirectamente, y los asuntos administrativos reservados cuya divulgación pueda causar perjuicio a la empresa | Art. 63, literal g) |
| Revelar secretos | Es causa justa de despido sin responsabilidad del patrono revelar los secretos del Art. 63 g) | Art. 77, literal e) |
| Vivienda del patrono | Desocuparla dentro de treinta días desde que termina el contrato | Art. 63, literal i) |
El acta sirve de prueba de lo que se entregó y en qué estado. No reemplaza el finiquito ni la liquidación de prestaciones: ver finiquito laboral.
Sector Público: Probidad y Contraloría
Todas las entidades (Reglamento de la Ley de Probidad, Art. 19): los jefes de personal o de recursos humanos, presidentes, gerentes, administradores u otras autoridades que den posesión de cargos deben requerir por escrito la declaración patrimonial al tomar posesión, y “en el caso de entrega de cargo público, es obligatorio notificar en un plazo de cinco días a la Dirección de Probidad de la Contraloría General de Cuentas sobre dicho movimiento, adjuntando para el efecto copia certificada del acta de entrega del cargo.” El incumplimiento genera responsabilidad administrativa. Texto leído en la copia del reglamento publicada por la CGC (archivo web del 19 de junio de 2024).
Municipalidades (Acuerdo A-086-2023, vigente desde el día siguiente a su publicación en el Diario de Centro América):
| Artículo | Qué exige |
|---|---|
| Art. 2 | Obliga a las autoridades que entregan y reciben cargos municipales, a sus empresas y dependencias y a quienes manejen fondos o patrimonio municipal; verifican el Auditor Interno y el Alcalde que entrega y el que recibe |
| Art. 3 | Documentación mínima: (a) formulario de control de traslado de información; (b) acta y papeles de trabajo de la Auditoría Interna Municipal. Firmados por quien entrega y quien recibe |
| Art. 4 | “El Auditor Interno o Alcalde Municipal que recibe el cargo o a quien corresponda ejercer dicha función” verifica y hace constar en el acta que la información y documentos obran en los registros de la municipalidad |
| Art. 7 | El Auditor Interno carga al SAG-UDAI-WEB la certificación del acta dentro de 10 días hábiles |
| Art. 9 | La inobservancia es infracción sancionada según los Arts. 38 y 39 numeral 20 de la Ley Orgánica de la Contraloría (Decreto 31-2002) |
El modelo de acta de la Contraloría (municipal)
La CGC publicó un “Modelo de acta a suscribir en el libro de actas administrativas de la municipalidad para la entrega y toma de posesión de cargos públicos municipales” (archivo Word de diciembre de 2023). Sus partes:
- Comparecientes: alcalde saliente y entrante, Concejo saliente y electo, director de la DAFIM, secretario municipal y Auditor Interno.
- Constancias transitorias de inexistencia de reclamación de cargos y cuenta corriente de la Contraloría de la corporación entrante.
- Revisión de caja y bancos: arqueo de valores (efectivo, fondo rotativo, bancos, documentos de abono), comparación del saldo de caja e integración por fondos.
- Formas oficiales y talonarios de cheques existentes.
- Rendición de cuentas y caja fiscal presentadas a la delegación de la Contraloría.
- Compromisos contractuales y obligaciones pendientes (préstamos, contratistas, proveedores, sueldos) y litigios pendientes.
- Tarjetas de responsabilidad de activos fijos, fungibles y accesos informáticos.
- Destrucción de sellos, entrega de llaves, cancelación y autorización de accesos a sistemas, estado de los activos y comentarios.
Para otras entidades del Estado, las fuentes leídas para esta página no incluyen un modelo general de la Contraloría.
Trámites Relacionados
- Declaración jurada patrimonial ante la Contraloría — el plazo al cesar en el cargo
- Finiquito de la Contraloría
- Cómo renunciar en Guatemala
- Finiquito laboral
- Constancia de vacaciones
- Contrato de confidencialidad
Modelo de orientación, no asesoría legal. Código de Trabajo según el texto del CENADOJ (actualizado al 30 de abril de 2014); Reglamento de la Ley de Probidad y Acuerdo A-086-2023 según las copias publicadas por la Contraloría General de Cuentas (archivo web); consultados en septiembre de 2026.